秘書・役員サポート

収録ジャンル

• スケジュール管理 8
• 来客応対・席次 9
• 電話・メール・敬語 8
• 出張・会食手配 8
• 文書作成 8
• 慶弔 6
• 秘書の心得・機密 7

カードの例

• 取引先から「来週、社長にお会いしたい」と連絡が来た。上司の予定を確認し、日時・場所・用件・人数を決めて面会の約束を取り付ける場面アポイント取るときは候補を複数出す。相手の役職と用件を必ず聞き、上司の判断が要る案件は即答しない
• 応接室で来客を案内するとき、出入口から最も遠い席に案内する。目上の人や客が座るべき席上座出入口から遠い席が基本。和室は床の間の前、エレベーターは操作盤の奥が該当
• 外線がかかってきて上司宛てだった。相手の会社名と氏名を復唱し、保留にして上司に「〇〇社の△△様からです」と伝えてつなぐ動作取り次ぎ保留は30秒が目安、超えそうなら一度戻って折り返しを提案。上司の在否は相手を確認してから答える
• 上司の大阪出張が決まった。新幹線か飛行機かの希望を聞き、往復の便と宿を押さえ、訪問先までの移動と会食の予定を1枚の日程表にまとめる仕事出張手配先に「動かせない予定」（会議開始時刻）を固定し、そこから逆算して便を選ぶ。予備の便も控える
• 取引先への案内状・依頼状・お礼状など会社の名前で外部へ出す文書。日付・宛名・差出人・件名・頭語と結語・記書きという定型の並びで書く社外文書社内文書は前文を省いて簡潔に、こちらは前文（時候の挨拶）を入れる。日付は発信日
• 取引先の会長が亡くなったと連絡があり、上司が葬儀に参列できない。通夜または告別式に間に合うよう、斎場宛てに喪主の名前で送るお悔やみの電報弔電宛名は喪主（分からなければ「故〇〇様ご遺族様」）。差出人は会社名と役職・氏名。故人の敬称は「ご尊父様」など続柄で
• 秘書は人事異動、M&A、役員の健康状態など公表前の情報に日常的に触れる。家族や同僚にも話さず、退職後も守り続けなければならない義務守秘義務「知らない」より「言えない」と言える方が信頼される。エレベーター内や飲食店での会話が典型的な漏えい経路
• 上司の急な出張で、翌日の来客との面談を別の日に動かす必要が出た。相手にお詫びとともに新しい候補日を提示して調整し直す場面リスケこちら都合なら相手の都合を最優先で候補を3つ出す。関係者全員への連絡漏れが最大のリスク

どう覚えるか

• 場面の説明を読んで用語で答える（日本語OK）。分からなければ Enter で答えを見て、数問後にもう一度出ます。
• 自力で思い出せた語は復習の間隔が伸び、思い出せなかった語は近いうちにまた出ます（想起練習と間隔反復）。
• 学習の記録は端末に保存され、ログインすると別の端末でも引き継げます。

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