総務 実務

収録ジャンル

• 規程・稟議・押印 8
• 契約・文書管理 8
• 備品・固定資産 7
• オフィス管理 7
• 防災・安全衛生 10
• 株主総会・取締役会 6
• 慶弔・車両・受付・情報管理 8

カードの例

• 担当者が自分に決裁権限のない案件について、起案書を作って上長や関係部署に順に回し、承認印を集めて最終決裁をもらう手続き稟議会議を開かずに決裁を取る日本企業の慣行。回付ルートは職務権限規程で決まり、電子化してもルートの考え方は同じ
• 紙の契約書を郵送して押印を往復させる代わりに、クラウドサービス上で双方が電子署名を付して締結する方法。印紙も郵送も不要電子契約電子データでの締結は印紙税の課税対象にならないと解されている。締結権限者と送信担当を分けるなど押印と同じ統制を設計する
• 机・椅子・書庫・PC・プロジェクターなど、繰り返し長く使う会社の物品。管理番号のシールを貼って台帳で所在を把握する備品使い切る物は「消耗品」。金額と使用年数で会計上は固定資産になることもあるので経理と区分を合わせる
• 会社がビルの一室を借りるときにビルオーナーと結ぶ契約。賃料・共益費・保証金・契約期間・解約予告・退去時の工事の条件が決まる賃貸借契約更新できる普通型と期間満了で終わる定期型がある。移転計画は解約予告の期限から逆算する
• 一定人数以上が出入りする建物で選任が義務づけられた、防火に関する責任者。講習を受けて資格を取り、消防計画を作って消防署へ届け出る防火管理者選任・解任は消防署へ届出。総務の担当者が講習を受けて就くことが多く、異動時の引き継ぎ漏れに注意
• 決算の承認や取締役の選任、定款変更などを株主が決議する会社の最高意思決定機関。毎事業年度の終了後に定時で開催する株主総会事業年度終了から一定期間内の開催と、開催前の招集通知の発送が必要。総務は会場・進行台本・想定問答を準備
• 取引先や社員の家族の葬儀に会社として参列できない、または参列に加えて送る、お悔やみの言葉を記した電報。通夜か告別式に間に合わせる弔電宛名は喪主、差出人は代表者名が基本。忌み言葉と宗派による文言の違いに注意
• 契約や支出について「課長はいくらまで、部長はいくらまで」のように、役職ごとに決裁できる事項と金額の範囲を定めた社内ルール職務権限規程稟議の回付先とハンコの数はここで決まる。基準を超える案件は取締役会決議が必要になることもある

どう覚えるか

• 場面の説明を読んで用語で答える（日本語OK）。分からなければ Enter で答えを見て、数問後にもう一度出ます。
• 自力で思い出せた語は復習の間隔が伸び、思い出せなかった語は近いうちにまた出ます（想起練習と間隔反復）。
• 学習の記録は端末に保存され、ログインすると別の端末でも引き継げます。

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